Guide d'utilisation

Un rôle n'est jamais donné « en général » : il est toujours attaché à un contexte précis — une structure, un organisme ou une entreprise. Une même personne peut donc être formatrice dans un organisme et contact administratif d'une entreprise cliente, sans mélange des périmètres.

Chacun ne voit que son périmètre. Un administrateur de l'organisme A ne verra jamais les sessions, les personnes ni les émargements de l'organisme B, même en connaissant leur adresse exacte.

Appartenir à un organisme n'y donne aucun droit de lecture générale. Tout l'administratif — personnes, entreprises, offre, tarifs, inscriptions, journal — appartient à la direction ; un formateur n'accède qu'aux sessions où il intervient, un apprenant qu'à ses propres émargements. La règle vaut pour l'écran comme pour l'adresse : un lien conservé vers une page qui ne vous concerne pas n'affiche rien et ne fait rien.

Ces mots ne sont pas interchangeables : chacun désigne un étage précis, et c'est leur enchaînement qui évite de ressaisir un contenu pédagogique à chaque nouvelle date. En cas de doute sur un écran, revenez ici.

Retenez la chaîne : module → parcours → cursus → session → partie. Le module dit CE QU'ON ENSEIGNE, le cursus À QUI ET QUAND, la partie CE QU'ON SIGNE.

La préparation suit toujours le même enchaînement. Chaque étage réutilise le précédent, ce qui évite de ressaisir un contenu pédagogique à chaque nouvelle date.

1. 1. Le module de formation

   C'est la fiche formation : thème, domaine, intervenants habituels, profil du formateur attendu, durée en jours et en heures, prérequis, public visé, objectifs, contenu, supports, méthode d'évaluation, informations handicap. Elle porte aussi une référence unique, un prix de vente et un prix d'achat. Vous pouvez la dupliquer sous une nouvelle référence pour l'adapter à une demande particulière.

2. 2. Le parcours de formation

   Un regroupement ordonné de modules, vendu au catalogue. C'est lui que l'on publie : tant qu'il n'est pas publié, il reste invisible du public.

3. 3. Le cursus

   La déclinaison datée et tarifée d'un parcours — « B2 — 2026 » par exemple. Il porte le tarif, les responsables et l'activation des questionnaires. Depuis un module isolé, un bouton crée directement le cursus correspondant sans passer par un parcours.

4. 4. Les sessions

   Une session par module du cursus : inter-entreprises ou intra, avec ses dates et son lieu. Les intervenants habituels du module sont proposés d'office comme formateurs.

5. 5. Les parties

   Le découpage en demi-journées. Une seule partie par session, par date et par créneau (matin ou après-midi) : c'est cette règle qui garantit une signature par demi-journée. Une journée de 9 h à 17 h se découpe donc en deux parties.

6. 6. Les inscriptions

   Inscrivez les apprenants au cursus en désignant le financeur (l'apprenant, son entreprise ou un OPCO). Inscrivez les formateurs à la session : ils animent d'office toutes ses demi-journées à venir, et les retirer les en libère. Pour une répartition plus fine — un jury, deux intervenants qui se partagent la session —, réglez ensuite partie par partie depuis le calendrier ; plusieurs formateurs sur une même partie sont possibles.

Les feuilles d'émargement se fabriquent toutes seules. Inscrire un apprenant crée ses émargements sur toutes les parties ; ajouter une partie plus tard crée les émargements de tous les inscrits et lui donne les formateurs de la session ; annuler une inscription retire uniquement les émargements à venir encore en attente, jamais l'historique déjà signé. Une inscription annulée par erreur se remet d'un clic (« Réinscrire ») : n'en créez pas une seconde, la feuille compterait la personne deux fois.

Les feuilles déjà arrêtées par la direction, et les sessions validées, ne bougent plus : un apprenant inscrit après coup n'y apparaîtra pas, et c'est voulu — elles disent qui était là ce jour-là. Il figurera normalement sur toutes les séances qui restent ouvertes. De même, une demi-journée qui porte des signatures ne se supprime plus du calendrier : corrigez-la, ou invalidez les signatures concernées avec un motif.

On n'efface jamais une formation qui a servi : on l'archive. Elle disparaît des listes de sélection et du catalogue, mais les sessions et les émargements passés restent intacts et exportables.

Peu de champs sont obligatoires — ils portent une étoile. Les autres se remplissent au fur et à mesure : une fiche incomplète reste utilisable. Les exemples ci-dessous viennent du jeu de démonstration.

Un champ suivi d'une étoile est obligatoire. Un champ grisé attend qu'un autre soit renseigné — la salle attend le lieu, par exemple.

Toutes les listes se trient : cliquez un en-tête de colonne pour l'ordonner, cliquez-le encore pour inverser le sens. À l'ouverture, elles arrivent par ordre alphabétique. Le tri, la recherche et la vue (actifs ou archivés) tiennent dans l'adresse : la page se partage et se met en favori telle quelle.

Rien ne peut être signé tant que le formateur n'a pas ouvert la partie. Sa propre signature fait basculer la demi-journée de « planifiée » à « ouverte » et débloque celle des apprenants.

Une demi-journée ne se signe que sur son créneau : au plus tôt une heure avant son début, au plus tard une heure après sa fin. On ne peut donc pas ouvrir d'avance les dix séances d'un cursus et tout faire signer le même jour — ce qui n'attesterait de rien. Passé ce délai, seule l'administration peut rouvrir, avec un motif.

1. 1. Ouvrir

   Depuis la session, ouvrez la partie du jour et cliquez sur « Signer et ouvrir la partie ». Tracez votre signature, validez. Le compteur de signatures apparaît.

2. 2. Choisir un canal

   Le QR de salle se projette et chacun le scanne avec son téléphone. Le lien tablette fait tourner un même appareil de main en main, en revenant à la liste après chaque signature. L'envoi par email adresse à chaque apprenant un lien personnel à usage unique. Les liens ne partent qu'une fois la séance ouverte : avant votre signature, ils seraient refusés à l'arrivée.

3. 3. Traiter les absents

   Avec l'envoi par email, tout le monde est coché d'office : vous DÉCOCHEZ les absents, et ils sont marqués comme tels. Sur les autres canaux, vous marquez les absents à la main. Un apprenant coché mais sans adresse enregistrée vous est nommé après l'envoi : il reste en attente, et c'est à vous de le faire signer autrement.

4. 4. Les retards, en cours de séance

   Quelqu'un arrive après le lancement des signatures ? Il est marqué absent, et c'est correct. Cliquez « Retard » sur sa ligne : indiquez l'heure d'arrivée, le motif s'il y en a un, et sa signature redevient possible. Elle vaudra présence avec cette heure. Le bouton apparaît dès l'heure de début passée.

5. 5. Rien à clôturer

   Il n'y a pas de bouton de fin de séance. Une demi-journée se verrouille toute seule une heure après son heure de fin : les liens et QR encore en circulation cessent alors de fonctionner. Vous n'avez donc rien à penser en partant. La direction contrôlera la feuille, puis la bloquera — après quoi elle ne bouge plus.

La décision du formateur ne se reprend pas — une exception près : un absent qui finit par arriver. Ce cas-là se règle par le bouton « Retard », qui rouvre sa signature. Tout le reste, et notamment le retour sur une signature déjà tracée, relève du gestionnaire et laisse une trace. C'est ce qui donne sa valeur à la feuille.

Un retard n'est jamais déclaré par l'apprenant lui-même : il est constaté par le formateur, qui voit qui entre et quand. L'écran de signature ne demande donc rien d'autre que le tracé. Si la personne annoncée en retard ne vient finalement pas, remettez-la simplement en « absent » : l'heure constatée passe alors en commentaire de la ligne, plutôt que de rester affichée comme une présence.

Certaines sessions demandent une connexion pour signer (réglage de l'organisme, ajustable session par session). Le lien reste le même : l'apprenant se connecte, revient sur la page, et signe sa propre ligne — il n'a pas de nom à choisir dans une liste, c'est son compte qui l'identifie.

Chaque signature est enregistrée avec l'horodatage du serveur, l'adresse IP, le canal utilisé et une empreinte d'intégrité recalculée à l'export. Toute altération se verrait.

Tant qu'une session n'est pas validée, la direction locale garde la main sur tout : elle corrige un statut — TOUJOURS avec un motif, qui reste sur la ligne — ou redemande une signature. Redemander une signature, c'est en attendre une NOUVELLE : celle qui existait est invalidée, la ligne repasse en attente et réapparaît sur le QR de salle comme sur la tablette. On dit du même geste par quel canal on l'attend, et le courriel ne part que si on choisit celui-là. La ligne rouvre pour vingt-quatre heures, même si la séance est verrouillée depuis des heures.

Sur l'écran d'une séance, « Contrôle des signatures » affiche les tracés eux-mêmes. C'est le seul moyen de voir ce qui a réellement été signé : une croix, un gribouillis, ou trois signatures visiblement de la même main. Chacune porte son heure et son canal, et se redemande d'un clic si elle ne convient pas. À faire AVANT la validation : après, la feuille est scellée.

Une présence ne se déclare pas. Le gestionnaire ne peut pas passer une ligne à « signé » ou « retard » sur un émargement qui ne porte aucune signature : ce serait attester une présence que personne n'a signée. Pour une arrivée tardive, c'est au formateur de poser le retard, ce qui rouvre la signature.

Une signature invalidée n'est jamais effacée : elle est conservée avec son motif et la date de l'invalidation. L'historique reste complet.

Une demi-journée verrouillée se rouvre à deux mailles, toujours avec un motif et toujours pour vingt-quatre heures — la durée ne se choisit pas : personne ne sait quand l'apprenant parti sans signer relèvera ses messages. Rouvrir POUR UN APPRENANT ne débloque que sa ligne : c'est le cas de celui qu'on a laissé partir sans signer, et de celui dont la signature ne convient pas. Rouvrir LA DEMI-JOURNÉE entière débloque tout le monde, formateur compris : c'est le cas quand le formateur lui-même n'a pas signé, puisque personne n'a alors pu signer derrière lui.

La réouverture vaut aussi pour les liens : le QR de salle et le lien tablette engendrés pendant ce délai restent valables jusqu'à son terme. Sur une séance fermée, à l'inverse, l'application refuse d'en fabriquer — un lien qui naîtrait déjà expiré n'aurait servi qu'à faire perdre du temps, tablette en main.

Une fois une feuille contrôlée, BLOQUEZ ses émargements : c'est le geste par lequel la direction dit « j'ai vérifié, cela ne bougera plus ». Il se fait sur l'écran de la séance, une fois celle-ci terminée, et les lignes restées sans statut sont alors marquées absentes. Plus aucune écriture n'est ensuite acceptée, pas même une réouverture.

Le PDF ne s'édite QUE sur des feuilles bloquées. Une feuille d'émargement part dans un dossier de financement ou devant un auditeur : tant que ses présences peuvent encore changer, le document n'attesterait rien. Tant qu'il reste une demi-journée non vérifiée, l'export vous dit lesquelles.

Une feuille bloquée par erreur se rouvre : c'est réservé au super-administrateur de la structure, le motif est obligatoire, et le geste est journalisé — exactement comme la dévalidation d'une session.

Valider la session est l'acte final. Melo vérifie d'abord que toutes les demi-journées sont terminées — elles se verrouillent une heure après leur fin — et qu'aucun émargement ne reste en attente, en vous proposant de trancher les cas restants d'un seul geste. Une session dont une séance est encore à venir ne peut donc pas être validée. La validation bloque au passage toutes les feuilles qui ne l'étaient pas.

Après validation, la session est verrouillée définitivement : plus aucune modification n'est acceptée, y compris par une voie détournée. Seul un super-administrateur peut la dévalider, en justifiant, et son geste est tracé.

Les exports se lancent depuis le tableau de bord. La feuille collective présente une session entière avec ses parties et les signatures de chacun ; la feuille individuelle retrace le parcours d'une seule personne.

Vous pouvez viser une session précise, ou une plage de dates : dans ce cas toutes les parties de toutes les sessions comprises dans l'intervalle sont reprises, ce qui correspond aux demandes des financeurs sur une période.

À l'export, l'empreinte de chaque signature est recalculée et comparée à celle enregistrée. Une image qui ne correspondrait plus ne serait pas imprimée comme valide.

Chaque type de questionnaire repose sur un modèle que vous personnalisez — questions libres, questions à choix multiples corrigées automatiquement, ou notes de 1 à 5. L'activation se règle cursus par cursus, préremplie selon que l'organisme est un organisme de formation ou un CFA.

Sur la fiche d'un cursus, chaque type porte la liste de vos questionnaires : vous choisissez lequel part. Sans choix, c'est celui marqué « par défaut » de votre organisme qui sert. La validation des acquis se règle en plus sur la fiche formation, où un module peut recevoir son propre QCM — celui-là l'emporte pour les sessions de ce module, de sorte qu'un parcours de trois modules évalue bien chacun d'eux.

Les envois partent tout seuls, et une relance suit au bout de sept jours sans réponse, deux fois au maximum. Vous gardez la main à tout moment : envoyer immédiatement, relancer, annuler, ou copier un lien personnel à transmettre de la main à la main quand l'e-mail ne passe pas — attention, copier fabrique un nouveau lien et l'ancien cesse alors de fonctionner.

Le panneau dit, type par type, combien d'envois sont prévus — et, quand il n'y en a aucun, pourquoi : questionnaire non choisi, cursus sans dates, séances sans horaires, aucun inscrit actif. Le bouton « Replanifier maintenant » recalcule tout de suite, sans attendre le passage automatique.

Les réponses de positionnement sont transmises aux formateurs avant le démarrage, pour qu'ils adaptent leur séance au niveau réel du groupe.

Une échéance dépassée de plus de sept jours ne part pas toute seule : l'envoi reste marqué « en retard » et attend votre décision. C'est ce qui évite qu'un cursus saisi après coup n'expédie d'un coup des dizaines de questionnaires périmés.

Côté destinataire, les apprenants et les formateurs qui ont un compte retrouvent leurs questionnaires dans la rubrique « Mes questionnaires » et sur leur tableau de bord : un e-mail perdu ne bloque plus personne.

Chaque organisme dispose de son propre catalogue, à l'adresse /catalogue/ suivie de son identifiant — par exemple /catalogue/hesias. On y trouve les parcours publiés, leurs fiches détaillées et les sessions inter-entreprises à venir.

Rien n'y apparaît par accident : un parcours non publié ou archivé, une session passée ou une session intra ne sont jamais exposés.

Tous ces comptes utilisent le mot de passe admin1234. La plupart des apprenants n'ont pas de compte — ils signent par QR, tablette ou lien reçu par email ; un seul en a un, pour montrer ce que voit alors un apprenant connecté : ses émargements, et rien d'autre.